ケース紹介 業務効率化を実現！書籍の個別配送プランで、人事・総務部門の負担軽減

1.企業が書籍を大量購入する際のお悩みごと

新入社員研修や福利厚生などを目的として、書籍を大量購入される人事・総務部門の皆様から、以下のようなお悩みごとやご相談を多数いただいています。

書籍を購入する手間

• 数冊程度ならネットショップなどを利用して購入しているが、数十冊数百冊といった単位になると、そもそもどこで購入すればいいかわからない。
• ネットショップを利用して複数ヶ所に配送するよう入力しているが、発送先や発注冊数を都度入力する必要があるため、間違いが発生する。担当者がパソコンに張り付いて発注作業を行う必要があり、時間と手間がかかる。
• 配布する書籍のタイトルおよび冊数を社員ごとに変えたいが、タイトルごとに違う冊数を集計し発注することが、とても大変で時間がかかる。

書籍を配布する手間

• 届いた書籍を、部署ごとや社員ごとに確認して仕分ける作業が大変。人数と時間がかかる。
• 入社前の新人社員に書籍を配布しているが、発送作業に時間をとられる。宅配便の送り状を手書きで書いているため、終日その作業に追われる。
• 自社から社員の自宅や複数拠点に発送する場合、送料コストが馬鹿にならない。特に最近は送料が値上げされて、ますます経費がかかってしまっている。

購入した書籍の管理

• 配布前の書籍を保管する場所がない。いったん、会議室や廊下のはじに段ボールのまま積んでいる。
• 書籍がばらばらに届くため、本社で保管している期間が長くなってしまう。スペースの確保に苦労している。
• 複数のネットショップや書店を利用して購入したため、領収書や納品伝票がまちまち。請求書払いが出来ないため、現金で立て替える手間も発生し、経費精算の面で苦労している。

多様な働き方への対応

• 在宅勤務やリモートワークの社員が増えたことで、職場で直接手渡しをすることが難しい。
• 出社時に渡したいがタイミングを逃してしまい、期日までに社員への配布が完了しない。
• 個人宅への発送を検討しているが、発送の手間と送料経費が増えることから、なかなか実現していない。

2.書籍の大量購入時における個別配送プランのメリット

書籍の購入・配布の手間を削減

• メールのやり取りだけで、必要な書籍を一括注文することが可能です。様々な部署・拠点や個人宅への配送もあわせてご相談ください。
• 三省堂書店法人専門サービスでは年間を通して大変多くの発送を行っており、宅配会社と特別契約を結んでいます。個別配送に関わる送料について、企業様が直接発送するよりもお安い価格でお見積り出来るケースが多いです。
• 研修の前に社員の手元に確実に届けたい、研修を行う会場に前日に届けておいて当日準備をしたい、といったご要望にお応えするために、日付指定での発送も承っています。
• 企業の人事・総務部門の皆様から頂いた発注リストを基に、三省堂書店の専門スタッフが仕分け・個別発送を行います。毎年9月や3月に発生していた、煩雑な配布業務から解放されます。

書籍の管理を効率化

• ご注文いただいた書籍は三省堂書店側で保管・仕分け作業を行ったうえで指定の場所に発送します。書籍の保管場所の悩みや、配布時の手間を大幅に削減できます。
• 着日指定や書籍がすべて揃ってからの発送など、ご要望に沿った配送スケジュールを提案します。
• 三省堂書店法人専門サービスは「請求書による後払い」で対応しています。また、見積書・納品書・請求書といった、企業様の決済に必要な書類の発行に対応しているため、経費精算や処理の面でも手間が省けます。

多様な働き方に対応

• 在宅勤務やリモートワークの社員にも、スムーズに書籍を届けることができます。より受け取りやすい土日着を指定することも可能です。
• 発送先住所をExcel等のリストで共有頂ければ、発送伝票を自動作成し、ひとりひとりのご自宅に向けて発送します。個人情報は配送の要件のみに使用し、完了後は廃棄いたします。

3.個別配送プラン導入事例

IT企業 A社様

新入社員向けの研修教材を、個別配送プランを利用して、各社員の自宅へ個別に入社前に配送。研修に関わる内容の書籍で入社前から知識を習得し、スムーズな研修受講および業務開始に貢献。

製造業 B社様

各支店の社員向けに、資格取得のための書籍を毎年最新版にて発注し、部署ごとにタイトルを指定して配送依頼。社員の知識向上とモチベーションアップに繋がった。

教育機関 C社様

学習教室を100ヶ所以上運営していて、すべての拠点に図書コーナーを設置。定期的に児童書や学習書を選定し一括注文するだけ。あとは個別配送プランでお任せ。

4.まとめ